Personu datu apstrāde JUMIS

Siguldas pilsētas SIA “JUMIS”

PERSONAS DATU APSTRĀDES PAZIŅOJUMS DATU SUBJEKTIEM

PERSONĀLA DATU APSTRĀDES MĒRĶIEM

 

1. Informācija par pārzini

Mūsu nosaukums ir Siguldas pilsētas SIA „JUMIS”, reģistrācijas numurs: 40103032305, juridiskā adrese: Rūdolfa Blaumaņa iela 10, Sigulda, LV -2150.

Ar mums var sazināties pa tālruni: 26112288 vai rakstot uz sekojošu elektroniskā pasta adresi: info@jumis.lv

2. Kontaktinformācija saziņai par personas datu aizsardzības jautājumiem

Ja Jums ir radušies kādi jautājumi saistībā ar šo paziņojumu vai Jūsu personas datu apstrādi, tad Jūs varat ar mums sazināties, izmantojot iepriekšējā punktā (1. punktā) norādītos sakaru kanālus.

3. Mūsu veiktās personas datu apstrādes vispārīgs raksturojums

Šajā paziņojumā ir aprakstīts kā mēs veicam darbinieku, kandidātu, praksē esošu personu, darbinieku ģimenes locekļu, kontaktpersonu, un citu personu, kuru dati var nonākt mūsu rīcībā saistībā ar personāla datu apstrādes mērķiem, personas datu apstrādi.

Stājoties darbā mēs nodrošināsim Jums pieeju šim paziņojumam. Tāpat šī paziņojuma mērķis ir sniegt iespēju iepazīties ar mūsu personas datu apstrādes noteikumiem arī tām personām, kuru datus mums ir nodevuši darbinieki. Šī ir aktuālā paziņojuma redakcija. Mēs paturam sev tiesības veikt grozījumus un pēc nepieciešamības aktualizēt šo paziņojumu.

Šā paziņojuma mērķis ir sniegt Jums vispārīgu ieskatu par mūsu veiktām personas datu apstrādes darbībām un nolūkiem, tomēr lūdzam Jūs ņemt vērā, ka arī citos dokumentos (piemēram, darba kartības noteikumos, darba līgumā, iekšējās procedūrās un instrukcijās) var būt sniegta papildus informācija par personas datu apstrādi.

Mēs apzināmies, ka personas dati ir Jūsu vērtība un apstrādāsim tos ievērojot konfidencialitātes prasības un rūpējoties par mūsu rīcībā esošo Jūsu personas datu drošību.

4. Kādiem nolūkiem mēs apstrādājam Jūsu personas datus un kāds ir personas datu apstrādes juridiskais pamats?

Mēs apstrādāsim Jūsu personas datus tikai atbilstoši iepriekš nodefinētiem leģitīmiem nolūkiem, tai skaitā:

  1. Darbinieku atlases procesa nodrošināšanai un no tā izrietošo tiesību un pienākumu realizēšanai.

Šī nolūka ietvaros mēs ievācam CV no kandidātiem, mēs sazināmies ar kandidātu un kandidātu norādītiem atsauksmju sniedzējiem, lai ievāktu atsauksmes, ar kandidāta piekrišanu saglabājam CV citiem konkursiem, lai spētu aizstāvēt savas intereses tiesvedībā, mēs saglabājam datus, lai atbildētu uz pretenzijām un ierosinātām lietām tiesās.

Šim nolūkam un iepriekš norādītiem apakšnolūkiem mums varētu būt nepieciešami vismaz sekojoši personas dati: vārds, uzvārds, kontaktinformācija (e-pats, tālruņa nr.), izglītība un iepriekšēja darba pieredze, personas, kuras var sniegt atsauksmes un to kontaktinformācija, atsauksmes par kandidātu, kā arī cita informācija, kas varētu būt būtiska attiecīga amata izpildei un atbilstošākā kandidāta noskaidrošanai.

Galvenie izmantojamie juridiskie pamati šo nolūku sasniegšanai ir:

  • piekrišana (Vispārīgās datu aizsardzības regulas[1] 6.panta pirmās daļas b punkts) – attiecībā uz CV saglabāšanu turpmākiem konkursiem;

  • līguma ar datu subjektu noslēgšana (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas b punkts) – attiecībā uz to kandidātu datu apstrādi, par kuriem ir pieņemts lēmums noslēgt darba līgumu;

  • Juridiska pienākumu izpilde (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas c punkts) – atsevišķos gadījumos uz atsevišķiem datu veidiem, ja normatīvie akti nosaka obligātās prasības konkrētam amatam;

  • Pārziņa leģitīmās intereses (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas f punkts) – attiecībā uz pierādījumu nodrošināšanu, iespējamo prasījumu gadījumā, kā arī attiecībā uz minimāli pieprasāmās informācijas apjomu.

  1. Darba līguma noslēgšanai un darba līguma izpildei –

Šī nolūka ietvaros mēs ievācam informāciju, kuru nepieciešams iekļaut darba līgumā un tā pielikumos, veiksim Jūsu identifikāciju, pārbaudīsim Jūsu kvalifikāciju apliecinošus dokumentus, noformēsim darba līgumu, izgatavosim Jums darba vajadzībām elektroniskā pasta adresi, piešķirsim lietotāja vārdu, lai varētu piekļūt attiecīgām informācijas sistēmām, uzskaitīsim Jūsu darba laiku, veiktos darbus, atsevišķos gadījumos, ja tas nepieciešams darba pienākumu veikšanai, datus par Jūsu vārdu, uzvārdu un amatu, kā arī kontaktinformāciju nodosim sadarbības partneriem un/vai klientiem, kā arī citiem darbiniekiem, veiksim Jūsu darba samaksas aprēķinu un izmaksu uz Jūsu norādīto norēķinu kontu, pārbaudīsim Jūsu veselības stāvokli un ievāksim citu informāciju, kas nepieciešama Jūsu nodarbināšanai.

Šim nolūkam un iepriekš norādītiem apakšnolūkiem mums varētu būt nepieciešami vismaz sekojoši personas dati: darbinieka vārds, uzvārds, personas kods, dzīvesvieta, tālruņa numurs, darba attiecību sākuma datums, darbinieka izglītības dati, darbinieka kvalifikāciju dati, veicamo darba pienākumu apraksts, amats, darba kontaktinformācija, darba samaksas apmērs, darba pienākumu izpildi apliecinoši dati, darbinieka novērtējumi, darbinieka veselības stāvokļa dati.

Galvenie izmantojamie juridiskie pamati šo nolūku sasniegšanai ir:

  • līguma ar datu subjektu noslēgšana (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas b punkts);

  • Juridiska pienākumu izpilde (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas c punkts) – attiecībā uz darba līgumā atspoguļojamo informāciju un nepieciešamām kvalifikācijas prasībām;

  • pārziņa pienākumu izpilde un tiesību realizācija nodarbinātības jomā (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 9.panta pirmās daļas b punkts) – attiecībā īpašu kategoriju datu (veselības dati, piederība arodbiedrībai) apstrādi.

  1. Normatīvos aktos noteikto prasību attiecībā uz nodarbinātību izpilde vai citos normatīvajos aktos noteikto prasību izpilde

Šī nolūka ietvaros mums būtu nepieciešams izpildīt gan Darba likuma, Darba aizsardzības likuma, gan Grāmatvedības likuma prasības, Arhīva likuma prasības un citos normatīvajos aktos noteiktās prasības. Tāpat atsevišķos gadījumos mums pamatojoties uz normatīvajos aktos noteiktām valsts institūciju tiesībām, jāsniedz būtu tām attiecīga informācija par Jums (piemēram, Valsts ieņēmumu dienestam, Valsts darba inspekcijai, Zvērinātiem tiesu izpildītājiem, izmeklēšanas iestādēm, tiesām, uzraugošajām institūcijām).

Šim nolūkam mums varētu būt nepieciešams apstrādāt sekojošus personas datus: jebkāda valsts iestāžu pieprasītā informācija par Jums, veselības dati, lai nodrošinātu normatīvajos aktos noteiktās veselības pārbaudes un nelaimes gadījumu izmeklēšanu, informācija par Jūsu dalību arodbiedrībās (uzteikuma gadījumā), informācija par bērniem (bērnu vecums, vārds, uzvārds), lai nodrošinātu papildus atvaļinājuma dienu piešķiršanu, informācija par Jūsu kā donora aktivitātēm, lai nodrošinātu apmaksātas dienas piešķiršanu u.c. informācija, kuru normatīvie akti nosaka ievākt.

Galvenie izmantojamie juridiskie pamati šo nolūku sasniegšanai ir:

  • Juridiska pienākumu izpilde (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas c punkts);

  • pārziņa pienākumu izpilde un tiesību realizācija nodarbinātības jomā (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 9.panta pirmās daļas b punkts) – attiecībā īpašu kategoriju datu (veselības dati, piederība arodbiedrībai) apstrādi.

  1. Darbinieku sociālo apstākļu un atbilstošas darba vides nodrošināšana

Šī nolūka ietvaros mēs varētu nodrošināt Jums dažādus “sociālos labumus”, kā piemēram, papildus brīvdienas par dažādiem Jūsu dzīves notikumiem, veselības apdrošināšanas nodrošināšana, tāpat mēs varētu ievākt informāciju, lai pielāgotu atbilstoši jums darba vidi, mēs varētu informēt citus kolēģus par Jūsu jubilejām, Jūsu prombūtni, kā arī publicēt darba devēja organizētu pasākumu bildes.

Šim nolūkam mums varētu būt nepieciešami vismaz sekojoši personas dati: darbinieka bērnu dati (vārds, uzvārds, dzimšanas datums, gads), informācija par citiem būtiskiem Jūsu dzīves notikumiem (laulības, jubilejas u.c.), apdrošināšanai nepieciešamā informācija, fotogrāfijas/video no pasākumiem, atsevišķos gadījumos arī veselības stāvoklis, lai nodrošinātu atbilstošu darba vidi u.c.

Galvenie izmantojamie juridiskie pamati šo nolūku sasniegšanai ir:

  • datu subjekta piekrišana (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas a punkts un 9.panta pirmās daļas a punkts);

  • Pārziņa leģitīmās intereses (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas f punkts), piemēram, fotogrāfiju no pasākumiem publicēšana, atbilstošas darba vides nodrošināšana;

  • pārziņa pienākumu izpilde un tiesību realizācija nodarbinātības jomā (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 9.panta pirmās daļas b punkts) – attiecībā īpašu kategoriju datu (veselības dati) apstrādi, piemēram, atbilstošas darba vides nodrošināšanai.

  1. Drošības, mantisko interešu apdraudējuma novēršana un citu būtisku mūsu vai trešo personu leģitīmo interešu nodrošināšana

Šī nolūka ietvaros mums būtu nepieciešams veikt mūsu teritorijas, ēku un citu īpašumu videonovērošanu, izmantot personas datu apstrādātājus dažādu funkciju nodrošināšanai, nepieciešamības gadījumā, apmainīties ar informāciju uzņēmumu grupas ietvaros, izmantot normatīvajos aktos piešķirtās tiesības savu leģitīmo interešu nodrošināšanai, uzskaitīt darba laiku, uzskaitīt darbinieku piekļuvi noteiktām telpām un informācijas sistēmām, kontrolēt savu komercnoslēpuma un klientu personas datu aizsardzību, piemēram, kontrolējot izejošos sūtījumus, pārbaudīt darbinieka pienākumu izpildi, atsevišķos gadījumos nodot informāciju par Jums sadarbības partneriem vai klientiem, vai potenciāliem klientiem (iepirkumu ietvaros), ja tas ir nepieciešams, lai mēs varētu sniegt savus pakalpojumus un Jūsu darbs ir saistīts ar šo pakalpojumu nodrošināšanu, kā arī mums būtu jāsaglabā dati, lai aizsargātu sevi darbinieku prasījumu pret mums gadījumos u.c.

Šim nolūkam mums varētu būt nepieciešams apstrādāt vismaz sekojošus personas datus: video ierakstos esošos datus, piekļuves kontroles sistēmās fiksētie dati par telpu apmeklējumu vai informācijas sistēmu pieslēgumiem, Jūsu vārds, uzvārds, amats un kontaktinformācija, atsevišķos gadījumos, izejošā e-pasta saturu, ja tiks konstatēti riski u.c.

Galvenie izmantojamie juridiskie pamati šo nolūku sasniegšanai ir:

  • Pārziņa leģitīmās intereses (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas f punkts).

5. Kas varētu piekļūt Jūsu personas datiem?

Mēs veicam attiecīgus pasākumus, lai apstrādātu Jūsu personas datus atbilstoši piemērojamiem tiesību aktiem un nodrošinātu, ka Jūsu personas datiem nepiekļūst trešās personas, kurām nav attiecīga tiesiskā pamata Jūsu personas datu apstrādei.

Jūsu personas datiem, pēc nepieciešamības, varētu piekļūt:

  1. mūsu darbinieki vai tieši pilnvarotās personas, kuriem tas nepieciešams darba pienākumu izpildei, piemēram, grāmatveži, tiešie vadītāji, personāla nodaļas darbinieki, vai ja dati ir publiski - tad visi darbinieki;

  2. personas datu apstrādātāji atbilstoši to sniegtajiem pakalpojumiem un tikai nepieciešamā apjomā, piemēram, auditori, finanšu vadības un juridiskie konsultanti, datu bāzes izstrādātājs/tehniskais uzturētājs, citas personas, kuras ir saistītas ar pārziņa pakalpojumu sniegšanu;

  3. valsts un pašvaldības iestādes tiesību aktos noteiktos gadījumos, piemēram, tiesībsargājošās iestādes, pašvaldības, nodokļu pārvaldes, zvērināti tiesu izpildītāji;

  4. trešās personas, rūpīgi izvērtējot, vai šādai datu nodošanai ir atbilstošs juridiskais pamats, piemēram, parādu piedzinēji, tiesas, ārpustiesas strīdu risināšanas iestādes, bankrota vai maksātnespējas administratori, trešās personas, kuras uztur reģistrus (piemēram, iedzīvotāju reģistrs, parādnieku u.c. reģistri), tiesas.

6. Kādus sadarbības partnerus personas datu apstrādē jeb personas datu apstrādātājus mēs izvēlamies?

Mēs veicam attiecīgus pasākumus, lai nodrošinātu Jūsu personas datu apstrādi, aizsardzību un nodošanu datu apstrādātājiem saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem. Mēs rūpīgi izvēlamies personas datu apstrādātājus un, veicot datu nodošanu, izvērtējam tās nepieciešamību un nododamo datu apjomu. Datu nodošana apstrādātājiem tiek veikta, ievērojot personas datu konfidencialitātes un drošas apstrādes prasības.

Uz doto brīdi mēs varam sadarboties ar šādām personas datu apstrādātāju kategorijām:

  1. ārpakalpojumu grāmatveži, auditori, finanšu vadības un juridiskie konsultanti;

  2. IT infrastruktūras, datu bāzes īpašnieks/izstrādātājs/tehniskais uzturētājs;

  3. citas personas, kuras ir saistītas ar mūsu pakalpojumu sniegšanas nodrošināšanu.

Personas datu apstrādātāji var laiku pa laikam mainīties, par ko mēs veiksim izmaiņas arī šajā dokumentā.

7. Vai Jūsu personas dati tiek sūtīti uz ārpus Eiropas Savienības (ES) vai Eiropas Ekonomiskās zonas (EEZ) valstīm?

Mēs nenododam datus uz valstīm, kas atrodas ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomiskās zonas.

8. Cik ilgi mēs glabāsim Jūsu personas datus?

Jūsu personas dati tiek glabāti tik ilgi, cik to glabāšana ir nepieciešama atbilstoši attiecīgiem personas datu apstrādes nolūkiem, kā arī saskaņā ar piemērojamo tiesību aktu prasībām.

Izvērtējot personas datu glabāšanas ilgumu, mēs ņemam vērā spēkā esošās normatīvo aktu prasības, līgumsaistību izpildes aspektus, Jūsu norādījumus (piem., piekrišanas gadījumā), kā arī mūsu leģitīmās intereses. Ja Jūsu personas dati noteiktajiem nolūkiem vairs nav nepieciešami, mēs tos dzēsīsim vai iznīcināsim.

Zemāk mēs norādām izplatītākos personas datu glabāšanas termiņus:

  • personas datus, kas nepieciešami darba līguma izpildei - mēs glabāsim līdz līgums tiks izpildīts un kamēr izpildīsies citi glabāšanas termiņi (skat. zemāk);

  • personas datus, kas jāuzglabā, lai izpildītu tiesību aktu prasības, mēs glabāsim attiecīgajos normatīvajos aktos noteiktos termiņus, piemēram, likumā „Par grāmatvedību” ir noteikts, ka attaisnojuma dokumenti jāglabā līdz dienai, kad tie nepieciešami, lai konstatēt katra saimnieciskā darījuma sākumu un izsekot tā norisei, bet ne mazāks kā 5 gadus; savukārt attiecībā uz attaisnojuma dokumentiem par darbiniekiem aprēķināto darba samaksu 10 vai noteiktos gadījumos - 75 gadi;

  • Datus, lai pierādītu savu saistību izpildi mēs glabāsim vispārējo prasības noilguma termiņu, saskaņā ar normatīvajos aktos noteiktiem prasījumu noilgumu termiņiem - 10 gadi Civillikumā, 2 vai 3 gadi Darba likumā un citiem termiņiem, ņemot vērā arī Civilprocesa likumā un Darba likumā noteiktos termiņus prasību celšanai.

9. Kādas ir Jūsu kā datu subjekta tiesības attiecībā uz Jūsu personas datu apstrādi?

Personas datu atjaunošana
Ja ir notikušas izmaiņas personas datos, kurus Jūs esat mums snieguši, piemēram, izmaiņas personas kodā, saziņas adresē, telefona numura vai e-pasta maiņa, lūdzam Jūs sazināties ar mums un iesniegt mums aktuālos datus, lai mēs varētu sasniegt attiecīgos personas datu apstrādes nolūkus.

Jūsu tiesības piekļūt saviem personas datiem un labot tos

Saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas noteikumiem Jums ir tiesības piekļūt saviem personas datiem, kas ir mūsu rīcībā, pieprasīt to labošanu, dzēšanu, apstrādes ierobežošanu, iebilst pret Jūsu datu apstrādi, kā arī tiesības uz datu pārnesamību Vispārīgā datu aizsardzības regulā noteiktajos gadījumos un kārtībā.

Mēs cienām šīs Jūsu tiesības piekļūt saviem personas datiem un tos kontrolēt, tāpēc, Jūsu  pieprasījuma saņemšanas gadījumā, mēs uz to atbildēsim normatīvajos aktos noteiktajos termiņos (parasti ne vēlāk kā viena mēneša laikā, ja nav kāds īpašs pieprasījums, kas prasa ilgāku laiku, lai sagatavotu atbildi), un, ja būs iespējams tad attiecīgi labosim vai izdzēsīsim Jūsu personas datus.

Jūs varat iegūt informāciju par pie mums esošiem Jūsu personas datiem vai realizēt citas savas kā datu subjekta tiesības, kādā no sekojošiem veidiem:

  1. iesniedzot attiecīgu iesniegumu klātienē un identificējot sevi mūsu birojā pēc adreses: Rūdolfa Blaumaņa iela 10, Sigulda, LV -2150;

  2. iesniedzot attiecīgu iesniegumu, nosūtot to mums pa pastu uz sekojošu adresi: Rūdolfa Blaumaņa iela 10, Sigulda, LV -2150;

  3. iesniedzot attiecīgu iesniegumu, nosūtot to uz mūsu e-pastu: info@jumis.lv, ieteicams parakstīt to ar drošu elektronisko parakstu.

Saņemot Jūsu iesniegumu mēs izvērtēsim tā saturu un Jūsu identificēšanas iespēju, un atkarībā no attiecīgas situācijas paturam iespēju lūgt Jūs papildus sevi identificēt, lai nodrošinātu Jūsu datu drošību un izpaušanu attiecīgai personai.

Piekrišanas atsaukšana

Ja Jūsu personas datu apstrāde pamatojas uz Jūsu doto piekrišanu, Jums ir tiesības jebkurā brīdī to atsaukt un mēs turpmāk Jūsu personas datus, kurus apstrādājām uz piekrišanas pamata, vairs attiecīgam nolūkam neapstrādāsim. Tomēr informējam, ka piekrišanas atsaukšana nevar ietekmēt tādu personas datu apstrādi, kura ir nepieciešama normatīvo aktu prasību izpildei vai kura pamatojas uz līgumu, mūsu leģitīmām interesēm vai citiem normatīvajos aktos noteiktajiem pamatiem likumīgai datu apstrādei.

Jūs varat arī iebilst Jūsu personas datu apstrādei, ja personas datu apstrāde ir balstīta uz leģitīmām interesēm.

10. Kur Jūs varat iesniegt sūdzību saistībā ar personas datu apstrādi saistītiem jautājumiem?

Ja Jums ir kādi jautājumi vai iebildumi saistībā ar mūsu veikto Jūsu personas datu apstrādi, mēs aicinām vispirms vērsties pie mums.

Ja Jūs tomēr uzskatāt, ka mēs neesam spējuši savstarpēji atrisināt radušos problēmjautājumu un Jūs uzskatāt, ka mēs tomēr pārkāpjam Jūsu tiesības uz personas datu aizsardzību, Jums ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijai. Iesniegumu paraugus Datu valsts inspekcijai un citu saistītu informāciju Jūs varat atrast Datu valsts inspekcijas mājas lapā (http://www.dvi.gov.lv/lv/datu-aizsardziba/privatpersonam/iesniegumu-paraugi/).

11. Kādēļ Jums ir jāsniedz mums savi personas dati?

Galvenokārt, mēs Jūsu informāciju ievācam, lai izpildītu uzņemtās līguma saistības, izpildītu mums saistošos juridiskos pienākumus un lai īstenotu savas leģitīmās intereses. Šajos gadījumos mums noteiktas informācijas iegūšana ir nepieciešama attiecīgu nolūku sasniegšanai, līdz ar to šādas informācijas nesniegšana var apdraudēt darba attiecību uzsākšanu vai līguma izpildi. Ja dati nebūs nepieciešami obligāti, bet to iesniegšana varētu palīdzēt uzlabot darba vidi vai Jūsu nodarbinātības apstākļus, mēs norādīsim, ka datu sniegšana ir brīvprātīga.

12. Kā mēs iegūstam Jūsu personas datus?

Jūsu personas datus mēs varam iegūt kādā no sekojošiem veidiem:

  1. no Jums paša, iesniedzot mums pieteikumu un CV dalībai konkursā uz vakanto amatu;

  2. savstarpēja līguma slēgšanas procesā, iegūstot datus no Jums paša;

  3. ja trešā persona ir norādījusi Jūs kā ģimenes locekli vai kontaktpersonu;

  4. no Jums, ja Jūs iesniegsiet mums kādus iesniegumus, e-pastus, zvanīsiet mums;

  5. atsevišķos gadījumos no trešo personu datu bāzēm, piemēram, vērtējot Jūsu kredītspēju, varam iegūt datus no trešām personām šī nolūka sasniegšanai;

  6. attiecīgos gadījumos, no videonovērošanas ierakstiem un piekļuves kontroles sistēmām;

  7. attiecīgos gadījumos no ārstiem medicīnisko pārbaužu rezultātā.

13. Vai Jūsu personas dati tiek izmantoti automatizētu lēmumu pieņemšanā?

Mēs Jūsu datus neizmantojam automatizēto lēmumu pieņemšanā.

 

 

 

[1] EIROPAS PARLAMENTA UN PADOMES REGULA (ES) 2016/679 (2016. gada 27. aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula)